上司や先輩、お客さんに伝えたいことが伝わらない！
ロジカルとか論理的とかって何？
この記事では、こんな悩みを解決します。
「報告書が血だらけだよ・・・8回目かよ・・・はぁ・・・」
「他にも仕事あって報告書の修正にばっかり時間掛けられないし・・・」
みなさんも、こんな経験ありませんでしたか？もしくは経験中ではありませんか？
僕も入社して半年は、修正の嵐、大嵐でプライドズタズタ・・・残業の嵐（最高で80時間＋サビ残で数十時間・・・）
そんな僕でしたが、以下の方法を実行するだけで報告書が通るようになってむしろ報告書作成が好きになりました
- 報告書の目的を知ること
- 報告相手を知ること
- 報告書作成のスキルを身につけること
社会人1年目が勉強すべきその１：報告書の目的を知ること
彼を知り己を知れば百戦殆うからず
『孫子・謀略』
何事も相手も知って己を知らなければ戦いにすらなりません
まず報告書とはそもそも何なのか？から一緒に考えていきましょう
報告書とは「納得」させるツール
報告書の目的って何なんでしょうか？
はい、答えは簡単。報告相手を「納得」させることです
じゃあ、「納得」って何だよ？ってなりますよね
「納得」は、報告相手に次にとってほしい「行動指示の理解と合意」です
行動は大きく以下の２つに分けられます
- 行動しないで：（例）余計な口出ししないでね、など
- 行動して：（例）もっと予算ちょうだい、上に掛け合って、毒ダンゴテーマだからペンディングして、など
なので、してほしい行動がない場合は、正直報告書なんて書かなくて良いです
よくある「報告」のための「報告書」は、してほしい行動がない場合の典型例なので、今すぐにやめましょうね
社会人1年目が勉強すべきその２：報告相手を知ること
報告書の目的が報告相手の「納得を得ること」でした
「納得を得ること」の難易度は、「報告相手」の属性に大きく依存するのできちんと理解して対処しましょう
報告相手の属性は、
- 「納得する」
- 「納得しない」
とシンプルに二つに分けられるので、よく観察して正しい対処方法しましょう
「納得する」報告相手の特徴
特徴は以下の通りです
- 時間を掛けない努力が見える
- 構造から修正する
- 同じ意味なら修正しない（＝自分の「こだわり」を押し付けない）
- 修正量が減っていく
新人のみなさん、こんな上司だったらラッキーです
そして、こんな「納得」する上司を目指しましょう
「納得しない」報告相手の特徴
特徴は以下の通り
- 大げさな打ち合わせ設定を求める
- 時間を掛けることが良いと考えている
- 自分が修正したところを修正してくる
- 修正量が減らない、それどころか回を増すごとに増える
新人のみなさん、こんな上司だったら”ドンマイ”です
ハッピーになることを諦めましょう
というのは冗談で、次にある「納得しない」報告相手の対処法でハッピーを目指していきましょう
「納得しない報告相手」の対処法
対処法は以下の通りでシンプルです
- 「納得レベル」に達していること確認する
- 真摯に受け止めないメンタルで挑む
- 修正作業にコストを掛けない
「納得レベル」に達していることを確認する
これ、本当に大切で他２つの対処法の大前提です
そもそも「納得レベル」に達していないのに、他２つの対処法実施しちゃうと、ただの仕事ができない勘違い新人くんになるので要注意！です
具体に的な方法は以下の通りです
- 報告書の作成スキルを身につける（後述）
- 「納得する」人に確認する
まず、十分なレベルに達することを目指しましょう
真摯に受け止めないメンタルで挑む
「納得しない」報告相手は毎回大量に、それも人格否定に近い内容で修正してくるので、いちいち間に受けるとメンタルになってしまいます。
「オレって”使えないヤツ”だわ・・・死んだ方がいいわ・・・」
と、事実、僕もかなりブラックになった時期がありました。この時は本当につらかった・・・。
「どうせ修正されるし、適当でいいや」
ってメンタリティが本当に大切です。
修正作業に時間を掛けない
だってその修正、「無駄」ですから
「納得しない」報告相手との報告とその修正指摘の時間自体は、正直減らすのが難しいので、その他の時間を削るしかありません
その対象は「修正作業」しかないです
「納得しない」報告相手は、
- 原型をとどめないほど赤ペン修正
- ”ここはガッとしたイメージ”でと情緒修正
の2パターンです
原型をとどめない赤ペン修正は、正直ね、超楽です
その通りに修正するだけだから
※だいたい字が汚くて、むしろ修正より「解読」に時間が掛かるのだけど
情緒修正は、①ロジックが崩れない程度に文章の配置を変える、②修飾語を使用、③「て・に・を・は」を報告相手の好みに修正でOKです
簡単に言うと内容変えずにデコレーションするだけ
このタイプの報告相手って、自分が何言ったか覚えてないから大丈夫
何とかなるよ
社会人1年目が勉強すべきその３：報告書の作成スキルを身につけること
「納得」してもらえる新人になる、そして「納得」する上司になるためのハッピーサラリーマン必須のスキルを紹介します
ロジカルシンキング（論理的思考）
「ロジカルシンキングってみんな言うけど、難しそうで・・・」
そんなことないですよ
ロジカルシンキングって下の２つのパターンしかないので
- 演繹
- 帰納
「すごい結果出てれば、みんなすぐ納得するでしょ！」
甘いです
僕も学生時代はそう考えてました
理系の世界って、正直「すごい結果出てれば」で通用するところがある
何でかって？
みんな同じ専門家だし、目的がシンプルで「チャンピオンデータ」と「新事実」を出すことと共有認識が無意識にできてて、納得してもらうコストがかなり低いから
でも会社って、専門知識どころか部署間でそもそもの価値観が違うから、利害がパチパチしててそもそも情緒的に「絶対、納得しねーかんなー」ってスタンスなんですよね
こんな時に絶対に必要なスキルがロジカルシンキングなんです
簡単に言うと、報告相手が「納得する」ように情報を整理整頓するスキルです
※あくまで「頭」で「納得する」です
ロジックに間違いがないと”ぐぅ”の音も出ない、って状態になります
そこまでやると相手から本当に恨まれるで注意
では「納得」は何から構成されるのでしょうか？
その答えは意味のある「事実」達です
アリストテレスも言っています
じゃあ、意味のある「事実」をひたすら集めればそれでいいでしょうか？
それでは誰も「納得」できないし、仮に「納得」してくれたとしても相手のコストが高くついてしまします
ここで、手元にある「事実」を整理整頓し低コストで「納得」を得るためのスキル、ロジカルシンキングが必要になってきます
さっきも言いましたが、ロジカルの型は下の２つだけです
- 演繹
- 帰納
演繹
Ａ＝Ｂ，Ｂ＝Ｃだったら，Ａ＝Ｃだよね
以上
帰納
軍事国家A, B, C, Dもみんな同じＥ国に進軍してるから、これからＥ国獲得バトルロワイヤルが起きるよね
簡単に言うと状況証拠で回りを固めて、逃げ場なくして納得させるイメージです
エンジニアリングは帰納パターンが多い
実際は、演繹と帰納を単独で使うことはあまりなくて、組み合わせで使うことが多いです
演繹＋帰納
例えば、
①帰納
軍事国家A, B, C, Dもみんな同じＥ国に進軍してるから、これからＥ国獲得バトルロワイヤルが起きるよね
⇒ E国はＡ、Ｂ、Ｃ、Ｄ国と戦争する
②演繹
Ｅ国はＦ、Ｇ国と同盟関係
Ｅ国はＡ、Ｂ、Ｃ、Ｄ国と戦争する from①帰納
よって、Ｆ、Ｇ国はＡ、Ｂ、Ｃ、Ｄ国と戦争する
というのが組み合わせて使った場合ですね
超お勧めの本
「じゃあどの本で勉強すればいいの？」と言う方。
この一冊だけ読んで、実行すればＯＫです。
ロジカルシンキングに関しては本当にたくさんの本が出ていて僕も数冊読みましたが、この本が分かりやすさと使いやすさではダントツでした
新人サラリーマンは本当にこの一冊で十分です
その代わり、何度も何度も読みましょう
まとめ：社会人1年目が勉強すべきはロジカルシンキング
ここまで読んでくださって、本当にありがとうございます
以下、報告書が終わらない新人サラリーマンがハッピーになる方法のまとめです
- 報告書の目的を知ること
- 報告相手を知ること
- 報告書作成のスキルを身につけること
報告書地獄から解放されて、ハッピーなサラリーマンライフを送りましょう♪