・デキる新人と思われたいけどどうしたらいい？
・なるべく定時に帰りたいけど、何から時短したらいい？
この記事では、こんな悩みにお答えします。
・時短で定時帰りで年収アップ
・物と手順を手元におくことでカンタン時短
社会人1年目の時短メリット
実は、社会人1年目が一番時短がしやすくメリットが大きいです。
理由は、社会人1年目は探す時間が１番長くなるからです。
社会人1年目の探す時間
一般的なサラリーマンが探し物に費やす時間は、1日20分とのこと。
参考：“年間150時間”も、ビジネスパーソンは●●●に費やしていた…――残業をしないチームの仕事術
これを年間でみてみましょう。
- 150時間/年
- 19日/年（※1日8時間勤務）
だいたい1カ月は探し物をしていることになります。
1年目の新入社員は、知らないことだらけなのでこれ以上に探す羽目になるのは明らか。
僕も新入社員の時に色々なものを探していました。
- 人
- 物
- 金
- 部屋
- 方法・手順
要するに会社で仕事する上で関わるありとあらゆるモノゴト(笑)
社会人1年目で時短するメリット
探し物を減らして時短することで次のポジティブサイクルが回ります。
- 探し物を減らす
- 時間ができる
- 仕事を任される
- 給料がアップする
もしくは、定時に帰れるというルートもありますね。
いずれにしても嬉しことしかありません。
社会人1年目の探し物は何がある？
大きく分けて次の２つです。
- 物
- 手順
物は次のものあげられます。
- 文房具
- 備品
- 書類
- 電子データ
手順は次のようなものが挙げられますね。
- 申請
- 精算
- 承認
この中で社会人1年目が特に時間がかかるものの対処法について紹介していきます。
社会人1年目の時短術その１：ものを探す時間
ものを探す時間を減らす方法は、２つの手順にわけられます。
- ５S：ムダなものがない状態
- コクピットを作る：必要なものが手元にある状態
５S
すべては５Sから始まります。
「そもそも５Sって何？」
聴いたことない方も多いかもしれませんね。
カンタンに説明すると次の通りです。
- 整理：不要なものを捨てること
- 整頓：使いやすく並べて表示をすること
- 清掃：きれいに掃除をしながら、あわせて点検すること
- 清潔：きれいな状態を維持すること
- しつけ：きれいに使うように習慣づけること
まとめると、ムダのないきれいな状態を維持すること。
５Sから始める理由は、ムダなものがない状態＝探す必要がない状態だからです。
せっかく必要なものを集めても、ムダなものがたくさんあっては結局探す時間がかかってしまいます。
５Sができて初めて、次で紹介する仕事のコクピットが作れるようになります。
コクピットを作る
仕事で使う文房具や備品は、手の届く範囲にすべて置いておきましょう。
これはすなわち仕事のコクピットを作ることになります。
飛行機のコクピットは、パイロットが手を伸ばして届く位置に必要なものが全てそろっています。
操縦ハンドルはもちろん、スイッチやボタン、計器類すべてが手の届く、目が届く範囲。
これは、飛行機の操縦という人の生死を預かる大切な仕事で、万が一の事態に一瞬で対処できるためです。
これはオフィスワークや現場でも同じです。
必要な文房具や備品はすべて手の届く範囲において、自分だけの仕事コクピットを作りましょう。
「共用のものがあるからそれでいいのでは？」
確かに、だいたいのオフィスでは共用のものがあります。
でも、よくこんな困ったことがありませんか？
- 場所が地味に遠くい
- 行方不明になる
- 補充されない
結局これって、ムダな時間がかかってて、さらに小さなイライラも積み重なり精神的にもよくありません。
”塵も積もれば山となる”で1日20分、1年で19日分のムダはこうして生じます。
必要なものが全て手の届く範囲にムダなく配置されている、仕事コクピットを作ってムダな探しもの時間を徹底的に排除しましょう。
社会人1年目の時短術その２：手順
手順を探す時間を減らすには、マニュアル作成が効果的です。
理由は、次の３つです。
- 価値を生まない作業
- それでいて複雑怪奇
- 頻度がそこまで高くなく忘れがち
大企業だと、便利な社内イントラがあるところが多いと思います。
ここでだいたいの手続きは済ませることになりますが、これが時間泥棒になりがち。
- そもそもどこに何があるかわからない
- ヘルプがさらに分かりづらい
- 担当部署に電話するとめちゃくちゃ冷たい
ユーザーフレンドリーじゃないんですよね(笑)
なので、どんな小さなことでもマニュアルを作ってしまいましょう。
僕は次のようなことで困りましたね。
- 物品発注
- 旅費精算
- 各種申請
- 年末調整 など
マニュアル作成のメリット
マニュアル化のメリットは次の通りです。
- 時間を減らせる
- 頭を使わなくてすむ
- 人に聞かなくてすむ＝時間泥棒にならずにすむ
- 人に教える時間も減らせる
手順がわからないと自分の時間もムダにするし、人に聞くとその人の時間もムダにしてしまいます。
これは組織上、本当に大きなデメリットです。
デメリットがあるとすると、作るのが面倒くさいこと。
でもマニュアル作成に１の時間が掛かっても、それ以降で１以上の時間を減らせるのでおすすめします。
1年に1回しかないようなことほど、忘れやすくムダに時間がかかるので、ちゃちゃっと作っておきましょう。
マニュアル作成の手順
これは簡単です。
PC作業であれば、次の通り。
- スクショを取りまくる
- 順にパワポに張り付ける
- 説明を入れる
以上。
他のリアル作業の場合は次の通り。
- 写真をとりまくる
- 順位パワポに張り付ける
- 説明を入れる
この時に注意したいのが、綺麗に作りすぎないこと。
時間を減らすためのマニュアルに時間を掛けたら意味がないから。
僕の先輩にめちゃくちゃ仕事の早い人がいますが、その人はマニュアルマニアでした。
「サルでもワカル○○」シリーズとして、今での受け継がれています(笑)
まとめ：社会人1年目の時短術【探しものに1カ月！？】
・デキる新人と思われたいけどどうしたらいい？
・なるべく定時に帰りたいけど、何から時短したらいい？
本記事では、こんな悩みを解決してきました。
・時短で定時帰りで年収アップ
・物と手順を手元におくことでカンタン時短
時短にはムダな時間を減らすことが一番効果的です。
中でも探し物は社会人１年目は特に多くなるので、どんどん減らして楽しくハッピーな社会人ライフを送りましょう♪